EBYS ile Kağıtsız Ofise Geçiş: Adım Adım Kılavuz

Kağıt kullanımının azaltılması ve belge yönetiminin dijitalleştirilmesi, modern işletmeler için artık bir tercih değil, zorunluluk haline geldi. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), bu dönüşümün merkezinde yer alıyor. İşte EBYS'ye geçiş için adım adım kılavuz.

EBYS Nedir?

EBYS, kurumların belge üretim, dağıtım, saklama ve imha süreçlerini elektronik ortamda yönetmesini sağlayan bir sistemdir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun olarak çalışan EBYS, ıslak imza ile eşdeğer hukuki geçerliliğe sahip belgeler oluşturmanıza olanak tanır.

Adım 1: Mevcut Belge Yapınızı Analiz Edin

Hangi tür belgeler üretiyorsunuz? Hangi belgeler imzaya tabi? Belge akış süreçleriniz nasıl işliyor? Bu soruları yanıtlamak, EBYS'nin doğru yapılandırılması için kritik öneme sahiptir.

Adım 2: Dijital Arşiv Altyapınızı Oluşturun

Mevcut fiziksel belgelerinizin taranması ve sınıflandırılması, EBYS'ye geçişin en önemli adımlarından biridir. Belgelerinizi metadata etiketleriyle zenginleştirerek arama ve raporlama yeteneklerinizi artırabilirsiniz.

Adım 3: E-İmza Entegrasyonu

EBYS'nin en önemli bileşenlerinden biri e-imza entegrasyonudur. Nitelikli elektronik sertifika sağlayıcılarıyla entegre çalışan bir EBYS, belgelerinizin hukuki geçerliliğini garanti altına alır. 2MS EBYS çözümü, TÜBİTAK onaylı tüm e-imza sertifikalarıyla uyumlu çalışmaktadır.

Adım 4: Personel Eğitimi

EBYS'ye geçişte en sık karşılaşılan zorluk, çalışanların yeni sisteme adaptasyonudur. Kapsamlı bir eğitim programı ve kullanıcı dostu bir arayüz, bu süreci hızlandıracaktır. 2MS YAZILIM olarak, kurum içi eğitimlerle ekibinizin sistemi hızla benimsemesini sağlıyoruz.

Kağıtsız Ofisin Avantajları

• %80'e varan kırtasiye ve baskı maliyeti tasarrufu
• Belge arama süresinde %90'a varan azalma
• 7/24 her yerden erişim imkanı
• Yasal uyumluluk ve denetlenebilirlik
• Çevre dostu iş modeli